Die Einführung der elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung, wird ab dem 1. Januar 2025 für inländische Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Diese Umstellung betrifft alle Unternehmen, die innerhalb Deutschlands Umsätze an andere Unternehmer erbringen und ist Teil der Bestimmungen des Wachstumschancengesetzes. Die E-Rechnung soll den administrativen Aufwand reduzieren und die Verarbeitung von Rechnungsdaten effizienter gestalten. Hier wird erläutert, was Unternehmen wissen müssen und wie sie diesen Prozess in ihre Abläufe integrieren können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein digital strukturiertes Format, das es ermöglicht, Rechnungsdaten ohne Medienbruch maschinell auszulesen und weiterzuverarbeiten. Es geht dabei nicht mehr um PDFs oder gescannte Dokumente, sondern um Formate, die den technischen Anforderungen der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Diese Anforderungen gewährleisten, dass Daten vollständig und maschinenlesbar sind und sowohl ihre Echtheit als auch Unversehrtheit sichergestellt ist. Damit wird die Rechnung direkt in elektronische Buchhaltungs- oder Steuerverwaltungssysteme integrierbar und lesbar.
Zu den gängigen Formaten gehören unter anderem die deutsche XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Beide Formate ermöglichen die strukturelle Übertragung der relevanten Rechnungsinformationen und sorgen damit für eine einheitliche Basis im Austausch zwischen Unternehmen.
Gründe für die Umstellung auf die E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung hat mehrere Vorteile. Durch die Automatisierung werden Fehlerquellen minimiert, die bei der manuellen Eingabe von Rechnungen auftreten könnten. Zudem spart die maschinelle Verarbeitung Zeit und reduziert Papieraufwand. Da die E-Rechnung auf strukturierte Daten setzt, wird der Rechnungsaustausch schneller und der Gesamtprozess schlanker und transparenter. Das Ziel ist eine optimierte und zukunftsorientierte Unternehmenspraxis, die zu Kosteneinsparungen und verbesserter Nachverfolgbarkeit beiträgt.
Verpflichtungen und Anforderungen für Unternehmen
Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen, wenn sie Rechnungen an andere inländische Unternehmer senden. Diese Verpflichtung gilt jedoch nicht für alle Rechnungen. Ausgenommen sind Rechnungen unter 250 Euro, sogenannte Kleinbetragsrechnungen, sowie Rechnungen für steuerfreie Umsätze, beispielsweise bei bestimmten Gesundheitsleistungen.
Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen sichergestellte technische Voraussetzungen schaffen. Dazu zählt die Möglichkeit, E-Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen und zu speichern. Der bloße Empfang einer E-Rechnung über ein E-Mail-Postfach ist beispielsweise zulässig, sofern die maschinelle Verarbeitung der Daten nicht beeinträchtigt wird.
Die Formate der E-Rechnung
Das vorgeschriebene Format einer E-Rechnung muss den Anforderungen der EN 16931 entsprechen. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD (in bestimmten Versionen) erfüllen diese Anforderungen und stellen sicher, dass die Rechnungsdaten lesbar und interoperabel sind. XRechnung basiert auf dem XML-Format und ist speziell für die maschinelle Auswertung konzipiert. Hybride Formate wie ZUGFeRD kombinieren maschinenlesbare Daten mit einer PDF-Datei, was eine einfache Sichtprüfung ermöglicht.
Für die Unternehmen ist es wichtig, mit ihren Partnern das geeignete Format zu vereinbaren, denn je nach Unternehmensgröße und Infrastruktur können die Formate unterschiedlich vorteilhaft sein. Größere Unternehmen mit umfangreichen IT-Systemen könnten bevorzugt die XRechnung verwenden, während KMU möglicherweise mit dem hybriden ZUGFeRD-Format flexibler arbeiten können.
Integration der E-Rechnung in die Unternehmensprozesse
Die Integration der E-Rechnung erfordert die Anpassung von Unternehmensprozessen und IT-Systemen. Zunächst sollten Unternehmen eine Bestandsaufnahme ihrer bisherigen Rechnungsprozesse durchführen und die notwendigen Anpassungen identifizieren. Dazu gehört die Umstellung der Finanzsoftware auf Programme, die E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format erstellen und verarbeiten können.
Schritte zur Integration:
- Analyse der bestehenden Infrastruktur: Identifizieren Sie, welche Systeme und Prozesse aktuell für die Rechnungsverarbeitung verwendet werden und prüfen Sie, ob diese für die E-Rechnung vorbereitet sind.
- IT-Systeme und Software anpassen: Finanzsoftware und ERP-Systeme müssen die vorgeschriebenen Rechnungsformate unterstützen. Gegebenenfalls sind Upgrades oder spezielle Module erforderlich.
- Schulungen für Mitarbeitende: Alle involvierten Mitarbeitenden sollten im Umgang mit E-Rechnungen geschult werden, um Fehler zu vermeiden und das Potenzial der neuen Prozesse voll auszuschöpfen.
- Kooperation mit externen Partnern: Da die E-Rechnung auch vom Empfänger verarbeitet werden muss, ist eine Abstimmung mit Geschäftspartnern sinnvoll. Prüfen Sie, ob Ihre Partner technisch in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten.
- Sicherstellung der Datensicherheit: Die E-Rechnung muss in einer Weise gespeichert werden, die ihre Unveränderbarkeit gewährleistet und sie maschinell auswertbar macht. Unternehmen sollten hier ihre IT-Sicherheitsstandards überprüfen und anpassen.
Rechtskonforme Archivierung
Eine wichtige Anforderung an die E-Rechnung ist ihre rechtskonforme Archivierung. Die Rechnung muss in der ursprünglichen, strukturierten Form gespeichert werden, sodass sie unverändert bleibt und maschinell lesbar ist. Zusätzlich müssen eventuell weitere Dokumente, die für die Steuerprüfung relevant sind, aufbewahrt werden. Dazu zählen beispielsweise zusätzliche Vermerke im Bildteil eines hybriden Rechnungsformats.
Übergangsregelungen
Die Einführung der E-Rechnung wird durch eine Übergangsphase begleitet, in der bestimmte Ausnahmen und Erleichterungen gelten. So dürfen Unternehmen bis Ende 2026 in bestimmten Fällen noch Papierrechnungen oder unstrukturierte digitale Rechnungen ausstellen. Die Zustimmung des Empfängers ist hierbei erforderlich, und es kann eine schriftliche oder konkludente Zustimmung erfolgen.
Für Kleinunternehmer mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro pro Jahr gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Dies ermöglicht kleineren Unternehmen eine allmähliche Anpassung an die neuen Anforderungen.
Vorteile für die Unternehmen
Neben der rechtlichen Pflicht birgt die Umstellung auf E-Rechnungen zahlreiche Vorteile. Durch den elektronischen Rechnungsprozess werden Abläufe beschleunigt, Fehler minimiert und Kosten gesenkt. Der papierlose Austausch reduziert den ökologischen Fußabdruck und führt zu einer transparenten Nachverfolgbarkeit aller Transaktionen. Gleichzeitig können Unternehmen auf diese Weise die Bearbeitungszeiten von Rechnungen verkürzen und ihre Liquidität besser planen.
Für Unternehmen, die ihre Prozesse weiter digitalisieren möchten, ist die E-Rechnung ein wichtiger Schritt hin zur Automatisierung und Optimierung ihrer Buchhaltung. Sie profitieren von einer besseren Kontrolle über ihre Finanzen und gewinnen Effizienz im administrativen Bereich.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 markiert einen entscheidenden Wandel im deutschen Rechnungswesen. Unternehmen müssen sich auf diesen Wechsel vorbereiten, indem sie ihre IT-Systeme und Prozesse anpassen. Die Integration der E-Rechnung bringt nicht nur gesetzliche Konformität, sondern auch Vorteile wie Kosteneinsparungen, schnellere Prozesse und eine höhere Effizienz in der Verwaltung. Besonders für Unternehmen, die ihre Digitalisierungsstrategie vorantreiben möchten, bietet die E-Rechnung eine solide Grundlage für eine fortschrittliche, papierlose Zukunft.