Catering-Angebot schreiben: Aufbau & Vorlage

Ein gutes Catering-Angebot beantwortet alle Fragen, die der Kunde sonst noch stellen würde, und schützt Dich vor Missverständnissen. Hier erfährst Du, welche Angaben hineingehören, wie Du Positionen sinnvoll aufbaust, was rechtlich für die Bindung und die Frist gilt und welche Fehler Du vermeiden kannst. Am Ende findest Du eine Vorlage als Gliederung.

Warum das Angebot mehr ist als eine Preisliste

Im Angebot entscheidet sich, ob der Kunde bei Dir bucht oder beim nächsten Anbieter. Es ist zugleich die Grundlage für den späteren Vertrag: Was hier steht, gilt später als vereinbart. Ein klares Angebot verkürzt deshalb auch die Auftragsbestätigung und verhindert Streit über Leistungen, die nie besprochen wurden.

Das Gesetz kennt kein eigenes „Catering-Angebot“. Rechtlich ist es ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Wer einem anderen den Abschluss eines Vertrags anträgt, ist daran gebunden, es sei denn, er hat die Gebundenheit ausgeschlossen (§ 145 BGB). Darum lohnt es sich, Inhalt und Frist bewusst zu formulieren. Mehr zum Vertrag selbst steht im Beitrag zum Cateringvertrag.

Was in ein Catering-Angebot gehört

Angaben zum Anlass

Anlass: Hochzeit, Firmenfeier, Geburtstag, Tagung. Der Anlass bestimmt Ton, Menü und Ablauf.
Datum und Uhrzeiten: Aufbau, Beginn, Essenszeiten und Ende.
Ort: Adresse und Gegebenheiten, etwa Küche vor Ort, Aufzug, Stromanschlüsse, Zufahrt.
Gästezahl: Die Zahl, auf der Dein Angebot beruht. Nenne sie ausdrücklich, auch wenn sie noch schwankt.
Ansprechperson: Wer entscheidet beim Kunden, und wer ist am Tag selbst erreichbar?

Menü und Positionen

Beschreibe jede Position so, dass sie ohne Rückfrage verständlich ist: Gericht, Menge oder Portionsgröße, Art der Ausgabe (Buffet, Menü am Platz, Fingerfood). Nenne Mengen je Gast oder je Stück, damit der Kunde die Leistung nachvollziehen kann.

Biete Alternativen als Optionen an, zum Beispiel ein zusätzlicher Gang, Getränkepakete oder ein Mitternachtssnack. Optionen erhöhen die Chance auf einen größeren Auftrag, ohne das Grundangebot zu überfrachten. Kennzeichne sie klar als freiwillig.

Personal, Equipment und Logistik

Hier gehen die meisten Missverständnisse los. Halte fest:

Wie viele Servicekräfte und Köche Du stellst und für welche Zeit.
Welches Geschirr, Besteck, Gläser, Möbel und Technik Du mitbringst und was der Kunde beisteuert.
Anlieferung, Aufbau, Abbau und Abholung des Equipments, mit Zeitfenstern.
Müll, Reinigung und Spülen: Wer macht was?

Allergene und Ernährungswünsche

Frage Allergien und Unverträglichkeiten früh ab und halte fest, wie Du damit umgehst, etwa mit vegetarischen, veganen oder allergenarmen Alternativen. Welche Stoffe kennzeichnungspflichtig sind, erklärt der Beitrag zu den 14 Hauptallergenen. Weise im Angebot darauf hin, dass Du die Allergeninformationen bereitstellst und der Kunde Besonderheiten seiner Gäste rechtzeitig meldet.

Gültigkeit, Zahlung und Storno

Diese drei Punkte gehören zwingend hinein, weil sie später die meisten Rückfragen auslösen:

Gültigkeit: Bis wann gilt das Angebot? Dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Restzahlung, Zahlungsziel und Zahlungsweg.
Stornobedingungen: Bis wann kann der Kunde kostenfrei absagen, und was gilt danach? Welche Grenzen Standardbedingungen haben, steht im Beitrag zum Cateringvertrag.

Bindung und Gültigkeit

Zwei Vorschriften aus dem BGB sind für das Angebot wichtig.

Bindung: Du bist an Dein Angebot gebunden, es sei denn, Du hast die Gebundenheit ausgeschlossen (§ 145 BGB). Wer das nicht will, schreibt es ausdrücklich hinein, etwa mit „freibleibend“. Je nach Formulierung kann das die Bindung ausschließen. Ein Angebot ohne einen solchen Zusatz ist verbindlich.

Annahmefrist: Hast Du eine Frist für die Annahme bestimmt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Ohne Frist gilt bei einem Antrag an einen Abwesenden, also etwa per E-Mail oder Post: Er kann nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, zu dem Du den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Das ist unscharf. Nenne deshalb immer ein konkretes Datum.

Eine Frist hat noch einen praktischen Vorteil: Du gibst Personal und Termin nicht unbegrenzt frei, solange der Kunde sich nicht entscheidet. Lässt der Kunde die Frist verstreichen, erlischt Dein Antrag (§ 146 BGB).

Ein Angebot ist keine Rechnung. Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Rechnung stellst Du erst nach der Leistung, sie ist ein eigenes Dokument. Worauf es bei E-Rechnungen ankommt, erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Pauschale oder Einzelpositionen?

Du kannst Deine Leistung als Pauschale oder in Einzelpositionen darstellen. Beides hat Vor- und Nachteile.

	Pauschale	Einzelpositionen
Vorteil	Übersichtlich, schnell zu vergleichen, wenig Diskussion über Details	Transparent, Änderungen lassen sich Position für Position anpassen
Nachteil	Änderungswünsche führen zu Nachverhandlungen, Vergleich mit anderen Anbietern fällt schwer	Wirkt schnell kleinteilig, Kunde streicht einzelne Posten heraus
Passt zu	Standardpaketen für Feiern und Firmenevents	Individuellen Events mit vielen Wahlmöglichkeiten

Ein guter Mittelweg: ein Paket mit klar benannten Bestandteilen und dazu buchbare Optionen. So bleibt das Angebot übersichtlich, und der Kunde sieht, was er bekommt. Lege in jedem Fall fest, was passiert, wenn sich die Gästezahl ändert, etwa bis zu welchem Zeitpunkt der Kunde die endgültige Zahl melden muss.

Nachfassen

Viele Angebote bleiben unbeantwortet, weil der Kunde im Alltag untergeht, nicht, weil er abgelehnt hat. Plane das Nachfassen deshalb fest ein:

Bestätige kurz nach dem Versand, dass das Angebot angekommen ist.
Frage vor Ablauf der Frist nach, ob noch Fragen offen sind.
Biete ein kurzes Telefonat oder einen Termin zur Verkostung an.
Nach Ablauf der Frist teilst Du mit, ob Termin und Konditionen noch gelten.

Halte jedes Nachfassen mit Datum fest, dann weißt Du jederzeit, wo ein Angebot steht.

Häufige Fehler

Unklare Gästezahl: Ohne Zahl lassen sich Mengen und Gesamtleistung nicht festlegen, und der Kunde kann später mehr Leistung erwarten.
Fehlende Angaben zum Ort: Wenn Küche, Zufahrt oder Strom nicht geklärt sind, wird der Einsatz am Eventtag teuer oder unmöglich.
Unklare Abgrenzung: Was ist im Paket enthalten, was kostet extra? Beschreibe das schriftlich.
Keine Frist: Ohne Datum ist unklar, wie lange Du gebunden bist (§ 147 Abs. 2 BGB).
Storno und Zahlung vergessen: Spätestens bei einer Absage fehlt Dir dann die Grundlage.
Allergene nicht erwähnt: Rückfragen am Eventtag sind zu spät.
Zu spät versendet: Wer Tage braucht, um ein Angebot zu schreiben, verliert gegen schnellere Anbieter.

Vorlage als Gliederung

Kopiere diese Gliederung und fülle sie für jeden Kunden aus. Beträge und Konditionen ergänzt Du selbst.

Angebot Nr. [Nummer] vom [Datum]

An: [Kunde, Ansprechperson, Adresse]
Betreff: Angebot für [Anlass] am [Datum]

1. Eckdaten
   Anlass, Datum, Ort, Aufbau/Beginn/Ende, Gästezahl

2. Leistungsumfang
   2.1 Menü / Buffet (Positionen mit Mengen)
   2.2 Getränke
   2.3 Personal (Anzahl, Einsatzzeit)
   2.4 Equipment (Geschirr, Besteck, Möbel, Technik)
   2.5 Logistik (Anlieferung, Aufbau, Abbau, Abholung)

3. Optionen (freiwillig buchbar)
   [Option A], [Option B]

4. Allergene und Ernährungswünsche
   Umgang mit Allergien, Meldefrist für Besonderheiten

5. Vergütung
   Pauschale oder Einzelpositionen, Änderung der Gästezahl

6. Zahlungsbedingungen
   Anzahlung, Restzahlung, Zahlungsziel

7. Stornobedingungen
   Fristen und Folgen

8. Gültigkeit
   Dieses Angebot gilt bis [Datum], [Uhrzeit].

9. Annahme
   Zur Annahme genügt eine Antwort per E-Mail
   mit dem Satz „Ich nehme das Angebot an“.

[Ort, Datum, Name, Kontakt]

Häufige Fragen

Muss ein Catering-Angebot schriftlich sein?

Das Gesetz schreibt keine Form vor. Trotzdem solltest Du das Angebot schriftlich oder per E-Mail abgeben, damit Du später belegen kannst, was angeboten war.

Wie lange bin ich an mein Angebot gebunden?

Hast Du eine Frist bestimmt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Ohne Frist kommt es darauf an, wann Du mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Nenne deshalb ein klares Datum.

Kann ich ein Angebot unverbindlich machen?

Ja. Du bist gebunden, es sei denn, Du hast die Gebundenheit ausgeschlossen (§ 145 BGB). Das kannst Du je nach Formulierung etwa mit dem Zusatz „freibleibend“ tun. Beachte, dass der Kunde dann erst durch Deine Bestätigung verbindlich bucht.

Was ist besser: Pauschale oder Einzelpositionen?

Für Standardpakete eignet sich die Pauschale, für individuelle Events die Aufstellung in Einzelpositionen. Oft ist ein Paket mit Optionen der beste Kompromiss.

Welche Angaben braucht eine Rechnung?

Das regelt § 14 Abs. 4 UStG. Zu den wichtigsten Angaben gehören vollständiger Name und Anschrift von Dir und Deinem Kunden, Deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Leistung. Dazu kommen das Entgelt nach Steuersätzen, der Steuersatz mit dem Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Das Angebot ist davon getrennt: Die Rechnung folgt erst nach der Leistung und ist ein eigenes Dokument.

Angebotssoftware für Catering: Lohnt sich das?

Ja, sobald Du regelmäßig Angebote schreibst. Eine Angebotssoftware für Catering lässt Dich Positionen und Mengen wiederverwenden, und aus dem Angebot wird ein Auftrag und daraus eine Rechnung, ohne dass Du etwas neu tippst. Cateree soll genau diese Kette von Angebot über Auftrag bis Rechnung in einem System abbilden.

Fazit

Ein Catering-Angebot ist dann gut, wenn es Eckdaten, Leistungen, Optionen, Zahlung, Storno und Gültigkeit klar benennt. Weil Du an Dein Angebot gebunden bist, solange Du die Bindung nicht ausschließt (§ 145 BGB), setze immer eine konkrete Annahmefrist. Mit der Gliederung oben schreibst Du Angebote schneller und vollständig, und mit festem Nachfassen verlierst Du weniger Anfragen.

Cateree soll Dir helfen, Angebote aus wiederverwendbaren Positionen zu erstellen und sie ohne erneutes Tippen in Auftrag und Rechnung zu überführen. Wie das im Auftragsablauf aussehen kann, zeigt die Seite zur Catering-Software für das Auftragsmanagement. Trag Dich kostenlos auf die Warteliste ein.

Auf die Warteliste