Catering kalkulieren: Preis pro Person mit Rechenbeispiel
Inhalt
Bei der Catering-Kalkulation berechnest Du den Preis pro Person aus Deinen eigenen Kosten: Wareneinsatz, Personal, Nebenkosten, ein Anteil Deiner festen Kosten und Dein Gewinn, geteilt durch die Zahl der Gäste. Erst danach kommt die Umsatzsteuer dazu. Hier findest Du die fünf Schritte, ein durchgerechnetes Beispiel für ein Buffet mit 80 Gästen, die Formeln für den Wareneinsatz und ein Kalkulationsschema zum Kopieren.
Catering-Kalkulation in fünf Schritten
Eine Kalkulation, die Du für jeden Auftrag gleich aufbaust, macht Angebote vergleichbar. Du siehst später auch, an welcher Stelle ein Auftrag teurer war als gedacht.
- Wareneinsatz je Gast: Zutaten laut Rezeptur, inklusive Putz- und Garverlusten, multipliziert mit der Gästezahl.
- Personalkosten: Stunden aller Beteiligten mal Deinem Stundensatz. Der Stundensatz enthält den Bruttolohn und die Lohnnebenkosten, die Du als Arbeitgeber trägst.
- Nebenkosten des Auftrags: Fahrzeug, Energie, Leihgeschirr, Verpackung, Eis, Entsorgung. Alles, was nur wegen dieses Auftrags anfällt.
- Gemeinkosten: Miete, Versicherungen, Software, Buchhaltung und Werbung fallen auch ohne Auftrag an. Jeder Auftrag trägt einen Anteil davon, meist als Prozentsatz auf die Summe aus Schritt 1 bis 3.
- Gewinn: Ein Aufschlag auf die Selbstkosten. Er ist Dein Polster für Ausfälle, Investitionen und Deinen Lohn als Inhaberin oder Inhaber, wenn Du ihn nicht schon in Schritt 2 eingerechnet hast.
Den Anteil der Gemeinkosten ermittelst Du aus Deinen Zahlen des Vorjahres: feste Kosten des Jahres geteilt durch die Summe der Auftragskosten aus Schritt 1 bis 3. Wer gerade gründet, setzt einen Planwert an und prüft ihn nach den ersten Monaten. Welche Kosten zum Start gehören, steht im Beitrag Catering-Unternehmen gründen.
Rechenbeispiel: Buffet für 80 Gäste
Ein Firmenkunde bestellt ein warmes Buffet für 80 Gäste, mit Lieferung, Aufbau und zwei Servicekräften. Getränke stellt der Kunde selbst. Alle Zahlen sind Beispielwerte und netto. Setze Deine eigenen Preise und Stunden ein.
| Schritt | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 Wareneinsatz | 80 Gäste × 7,50 Euro | 600,00 Euro |
| 2 Personal | 25 Stunden × 32,00 Euro | 800,00 Euro |
| 3 Nebenkosten | Fahrzeug, Leihgeschirr, Verpackung, Energie | 180,00 Euro |
| Auftragskosten | Summe 1 bis 3 | 1.580,00 Euro |
| 4 Gemeinkosten | 15 % auf 1.580,00 Euro | 237,00 Euro |
| Selbstkosten | 1.817,00 Euro | |
| 5 Gewinn | 10 % auf 1.817,00 Euro | 181,70 Euro |
| Nettopreis Auftrag | 1.998,70 Euro | |
| Preis je Gast netto | 1.998,70 Euro ÷ 80 | 24,98 Euro |
| Preis je Gast brutto | 24,98 Euro + 7 % Umsatzsteuer | 26,73 Euro |
Die 25 Stunden setzen sich so zusammen: zwei Köche je sechs Stunden, zwei Servicekräfte je fünf Stunden und drei Stunden für Fahrt, Aufbau und Abbau. Im Angebot rundest Du auf einen glatten Betrag, etwa 25,00 Euro netto je Gast.
Was passiert, wenn nur 60 Gäste kommen?
Personal, Fahrten und Leihgeschirr ändern sich kaum, wenn 20 Gäste weniger kommen. Nur der Wareneinsatz sinkt. Mit denselben Werten wie oben ergibt das:
| 80 Gäste | 60 Gäste | |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | 600,00 Euro | 450,00 Euro |
| Personal und Nebenkosten | 980,00 Euro | 980,00 Euro |
| Nettopreis Auftrag (mit 15 % und 10 % Aufschlag) | 1.998,70 Euro | 1.808,95 Euro |
| Preis je Gast netto | 24,98 Euro | 30,15 Euro |
Wer bei 60 Gästen weiter 25,00 Euro je Gast berechnet, nimmt 1.500,00 Euro ein. Das deckt nicht einmal die Selbstkosten von 1.644,50 Euro: Der Gewinn fällt weg, und 144,50 Euro Gemeinkosten bleiben ungedeckt. Schreib deshalb ins Angebot, auf welcher Gästezahl der Preis beruht, bis wann der Kunde die endgültige Zahl meldet und welche Mindestzahl gilt. Wie Du das formulierst, zeigt der Beitrag Catering-Angebot schreiben.
Wareneinsatz berechnen
Der Wareneinsatz ist der Einkaufswert der Zutaten, die in eine Portion fließen. Rechne mit Nettopreisen, also ohne Vorsteuer.
Wareneinsatz je Portion = Summe aus (Einkaufspreis je Einheit × eingekaufte Menge je Portion)
Die eingekaufte Menge ist größer als die Menge auf dem Teller. Beim Putzen, Schälen und Garen geht Gewicht verloren. Teile deshalb die Tellermenge durch die Ausbeute:
Eingekaufte Menge = Tellermenge ÷ Ausbeute
Ein Beispiel: Du servierst 150 g gegarte Kartoffeln je Gast. Nach dem Schälen und Garen bleiben aus 1 kg roher Ware 800 g übrig, die Ausbeute ist also 80 %. Du kaufst je Gast 150 g ÷ 0,8 = 187,5 g ein. Die Ausbeute misst Du am besten selbst, einmal je Rezept, mit Deiner Ware und Deinen Geräten.
Aus Wareneinsatz und Preis ergibt sich die Wareneinsatzquote:
Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Nettoverkaufspreis × 100
Im Rechenbeispiel oben sind das 7,50 Euro ÷ 24,98 Euro × 100 = rund 30 %. Die Quote ist eine Kontrollzahl: Steigt sie von Auftrag zu Auftrag, sind Deine Einkaufspreise gestiegen oder Deine Portionen größer geworden.
Drei Wege zu kalkulieren
In der Gastronomie unterscheidet man drei Arten der Kalkulation. Sie beantworten unterschiedliche Fragen.
| Art | Frage | Im Catering nützlich für |
|---|---|---|
| Vorwärtskalkulation | Welchen Preis brauche ich bei meinen Kosten? | jedes neue Angebot, wie im Rechenbeispiel |
| Rückwärtskalkulation | Was darf mich der Auftrag kosten, wenn der Kunde ein festes Budget je Gast nennt? | Anfragen mit Budgetvorgabe, etwa „maximal 30 Euro je Gast“ |
| Differenzkalkulation | Wie viel Gewinn bleibt, wenn Preis und Kosten feststehen? | Nachkalkulation nach dem Auftrag und Preisen, die der Markt vorgibt |
Statt mit Zuschlägen rechnen manche Betriebe mit einem Kalkulationsfaktor: Wareneinsatz × Faktor = Nettopreis. Ein Faktor ist schnell, verteilt aber Personal- und Fahrtkosten nur pauschal. Für Caterer, deren Aufträge sich stark in Personal und Logistik unterscheiden, ist die Rechnung in fünf Schritten genauer.
Umsatzsteuer im Preis
Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gilt seit dem 1. Januar 2026 der ermäßigte Steuersatz von 7 %, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Getränke berechnest Du mit 19 %. Kalkuliere Speisen und Getränke deshalb getrennt.
Bietest Du Privatkunden Leistungen an, musst Du den Gesamtpreis angeben (§ 3 Abs. 1 PAngV). Gesamtpreis ist der Preis einschließlich der Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile (§ 2 Nr. 3 PAngV). Firmenkunden nennst Du üblicherweise Nettopreise. Wie Du Speisen und Getränke auf der Rechnung trennst und was bei Paketpreisen gilt, erklärt der Beitrag Mehrwertsteuer im Catering.
Nachkalkulieren
Eine Kalkulation ist eine Schätzung. Ob sie gestimmt hat, zeigt erst der Auftrag. Vergleiche nach jedem größeren Auftrag:
- Wareneinsatz: Was hast Du tatsächlich eingekauft, was ist übrig geblieben?
- Stunden: Wie lange haben Küche, Service und Fahrten wirklich gedauert?
- Gästezahl: Wie viele Gäste kamen, und wie viele hatte der Kunde zuletzt gemeldet?
- Nebenkosten: Gab es Kosten, die nicht im Angebot standen, etwa Nachlieferungen oder zusätzliche Fahrten?
Passe danach Ausbeute, Stundensatz und Gemeinkostenzuschlag an. Nach einigen Aufträgen werden Deine Angebote spürbar genauer.
Kalkulationsschema zum Kopieren
Kopiere das Schema in Deine Tabelle oder Dein Angebot und fülle die Felder in eckigen Klammern je Auftrag aus.
Kalkulation Auftrag [Nummer] – [Anlass] am [Datum] Gästezahl laut Angebot: [Anzahl] Mindestzahl: [Anzahl] 1. Wareneinsatz [Gericht]: [Euro je Portion] × [Anzahl] = [Betrag] [Gericht]: [Euro je Portion] × [Anzahl] = [Betrag] Summe Wareneinsatz: [Betrag] 2. Personal Küche: [Personen] × [Stunden] × [Stundensatz] = [Betrag] Service: [Personen] × [Stunden] × [Stundensatz] = [Betrag] Fahrt, Aufbau, Abbau: [Stunden] × [Stundensatz] = [Betrag] Summe Personal: [Betrag] 3. Nebenkosten Fahrzeug [Betrag], Leihgeschirr [Betrag], Verpackung [Betrag], Sonstiges [Betrag] Summe Nebenkosten: [Betrag] Auftragskosten (1 + 2 + 3): [Betrag] 4. Gemeinkosten: [Prozent] % auf Auftragskosten = [Betrag] Selbstkosten: [Betrag] 5. Gewinn: [Prozent] % auf Selbstkosten = [Betrag] Nettopreis Auftrag: [Betrag] Preis je Gast netto: [Betrag] ÷ [Gästezahl] = [Betrag] Umsatzsteuer Speisen 7 %, Getränke 19 % Wareneinsatzquote: [Wareneinsatz je Gast] ÷ [Preis je Gast netto] × 100 = [Prozent] %
Häufige Fragen
Wie berechne ich den Preis pro Person beim Catering?
Addiere Wareneinsatz, Personalkosten und Nebenkosten des Auftrags, schlage einen Anteil Deiner festen Kosten und Deinen Gewinn auf und teile den Nettopreis durch die Gästezahl. Auf Speisen kommen 7 % Umsatzsteuer, auf Getränke 19 %.
Wie berechnet man den Wareneinsatz in der Gastronomie?
Multipliziere für jede Zutat den Netto-Einkaufspreis mit der Menge, die Du je Portion einkaufen musst. Die Einkaufsmenge ist die Tellermenge geteilt durch die Ausbeute nach Putzen und Garen. Die Summe aller Zutaten ist der Wareneinsatz je Portion.
Wie kalkuliere ich ein Buffet?
Wie jeden anderen Auftrag: Wareneinsatz aller Buffet-Gerichte für die vereinbarte Gästezahl, dazu Personal, Nebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn. Weil die Kosten für Personal und Logistik kaum mit der Gästezahl sinken, legst Du eine Mindestzahl und einen Stichtag für die endgültige Gästezahl fest.
Welche drei Kalkulationsarten gibt es?
Die Vorwärtskalkulation ermittelt den Preis aus den Kosten. Die Rückwärtskalkulation ermittelt aus einem vorgegebenen Preis, was der Auftrag kosten darf. Die Differenzkalkulation zeigt, wie viel Gewinn bei festem Preis und festen Kosten bleibt.
Wie viel Mehrwertsteuer kommt auf Catering?
Auf Speisen im Rahmen von Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gelten seit dem 1. Januar 2026 7 %, auf Getränke 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Details stehen im Beitrag zur Mehrwertsteuer im Catering.
Fazit
Ein Catering-Preis pro Person ist dann tragfähig, wenn er aus Deinen eigenen Kosten kommt: Wareneinsatz, Personal, Nebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn, in dieser Reihenfolge. Weil Personal und Logistik kaum mit der Gästezahl sinken, gehören Mindestzahl und Stichtag in jedes Angebot. Mit der Nachkalkulation nach jedem größeren Auftrag werden Deine Zahlen von Mal zu Mal genauer.
In Cateree stehen die geplante und die endgültige Gästezahl mit dem Stichtag direkt am Auftrag. So rechnest Du die Nachkalkulation mit der Zahl, die wirklich gilt. Wie ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung läuft, zeigt die Seite zum Auftragsmanagement.
Catering-Software von der Anfrage bis zur Rechnung
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