Mehrwertsteuer im Catering: 7 oder 19 % und die richtige Rechnung

Bei der Mehrwertsteuer im Catering gilt seit dem 1. Januar 2026 für Speisen der ermäßigte Satz von 7 %, auch wenn Du mit Service, Geschirr und Personal lieferst. Getränke bleiben bei 19 %. Bei Pauschalpreisen für Buffet mit Getränken darfst Du den Getränkeanteil vereinfacht mit 30 % ansetzen. Hier erfährst Du, welcher Satz für welche Leistung gilt, was auf die Rechnung gehört und wie Du Anzahlung und Schlussrechnung abrechnest.

Was gilt seit 2026?

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 hat der Gesetzgeber den ermäßigten Satz für die Gastronomie dauerhaft eingeführt. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Steuer 7 % für „die Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken“ (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Eine Befristung gibt es nicht.

Für Caterer ist das eine Vereinfachung. Früher hing der Steuersatz davon ab, ob Du nur Speisen lieferst oder dazu Service erbringst, also Personal stellst, Geschirr eindeckst oder vor Ort ausgibst. Mit Service galten auf das Essen 19 %. Heute gilt für die Speisen in beiden Fällen 7 %. Unterscheiden musst Du vor allem zwischen Speisen und Getränken. Für einzelne Getränke wie Milch können bei reiner Lieferung Ausnahmen gelten. Für die üblichen Getränkepakete im Catering rechnest Du mit 19 %.

Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln im Schreiben vom 22. Dezember 2025 in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen (GZ III C 2 - S 7220/00023/014/027). Die Grundsätze gelten für alle Umsätze ab dem 1. Januar 2026.

Welcher Steuersatz für welche Leistung?

Die letzte Zeile betrifft Aufträge, bei denen Du gar keine Verpflegung lieferst. Gehören Geschirr, Personal und Aufbau zu Deinem Catering, sind sie Teil der Verpflegungsdienstleistung. Bist Du unsicher, ob eine Leistung zur Verpflegung gehört oder eigenständig ist, klärst Du das vor dem Angebot mit Deiner Steuerberatung.

Pauschalpreis mit Getränken aufteilen

Viele Caterer bieten Pakete an: Buffet mit Softdrinks, Wein und Kaffee zu einem Preis je Gast. Auf der Rechnung musst Du das Entgelt trotzdem nach Steuersätzen aufschlüsseln. Für solche Kombiangebote gibt es eine Vereinfachung: Es ist „nicht zu beanstanden“, wenn Du den Anteil der Getränke mit 30 % des Pauschalpreises ansetzt (Abschnitt 10.1 Abs. 12 UStAE). Die übrigen 70 % versteuerst Du mit 7 %.

Ein Beispiel: Ein Firmenkunde bucht ein Buffet mit Getränken für 80 Gäste zu 50,00 Euro netto je Gast, zusammen 4.000,00 Euro netto.

Der Kunde zahlt 4.424,00 Euro. Die 30 % sind eine Vereinfachung, keine Pflicht. Liegt der Getränkeanteil Deines Pakets deutlich niedriger, kannst Du stattdessen nach Deiner Kalkulation aufteilen. Dann musst Du die Aufteilung aber belegen können. Sprich das am besten mit Deiner Steuerberatung ab.

Getrennt kalkulierte Preise für Speisen und Getränke ersparen Dir die Aufteilung ganz. Wie Du den Preis je Gast aus Deinen Kosten ableitest, zeigt der Beitrag Catering kalkulieren.

Was auf die Catering-Rechnung gehört

Eine Rechnung muss die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

Erbringst Du die Leistung für das Unternehmen eines anderen Unternehmers oder für eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, musst Du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Seit 2025 musst Du E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, die Pflicht zum Ausstellen folgt schrittweise bis 2028. Was das für Dich bedeutet, steht im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Ein Doppel jeder Rechnung bewahrst Du acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem Du die Rechnung ausgestellt hast (§ 14b Abs. 1 UStG).

Anzahlung und Schlussrechnung

Bei Hochzeiten und Firmenfeiern verlangen viele Caterer eine Anzahlung. Für die Umsatzsteuer gelten dabei zwei Regeln:

1. Die Steuer entsteht mit der Zahlung. Geht das Geld vor der Veranstaltung ein, entsteht die Steuer auf die Anzahlung schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Du sie erhalten hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a Satz 4 UStG).
2. Die Schlussrechnung zieht ab. Hast Du über die Anzahlung eine Rechnung gestellt, ziehst Du in der Schlussrechnung die Anzahlung und die Steuer darauf ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

Ein Beispiel mit dem Paket von oben: Der Kunde zahlt vorab 30 % an, also 1.200,00 Euro netto. Teilst Du die Anzahlung im selben Verhältnis wie den Gesamtpreis auf, sind das 840,00 Euro Speisen zu 7 % und 360,00 Euro Getränke zu 19 %. Die Anzahlungsrechnung weist 58,80 Euro und 68,40 Euro Steuer aus, zusammen 1.327,20 Euro brutto. Nach der Feier stellst Du die Schlussrechnung über die gesamte Leistung und ziehst die Anzahlung ab:

Anzahlung und Restzahlung ergeben zusammen wieder 4.424,00 Euro. Die Bedingungen für Anzahlung und Storno vereinbarst Du schon im Cateringvertrag.

Vorlage: Schlussrechnung mit Anzahlung

Kopiere die Gliederung und fülle die Felder in eckigen Klammern aus.

[Dein Name / Firma, Anschrift]
Steuernummer oder USt-IdNr.: [Nummer]

Rechnung Nr. [fortlaufende Nummer] vom [Ausstellungsdatum]
An: [Kunde, Anschrift]
Leistungsdatum: [Datum der Veranstaltung]
Auftrag: [Auftragsnummer], [Anlass], [Gästezahl] Gäste

1. [Speisen, z. B. Buffet]
   [Menge], netto [Betrag], Steuersatz 7 %
2. [Service, Geschirr, Aufbau als Teil der Verpflegung]
   [Menge], netto [Betrag], Steuersatz 7 %
3. [Getränke]
   [Menge], netto [Betrag], Steuersatz 19 %

Summe netto zu 7 %: [Betrag], Umsatzsteuer 7 %: [Betrag]
Summe netto zu 19 %: [Betrag], Umsatzsteuer 19 %: [Betrag]

Abzüglich Anzahlung laut Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]
   netto zu 7 %: [Betrag], Umsatzsteuer: [Betrag]
   netto zu 19 %: [Betrag], Umsatzsteuer: [Betrag]

Restbetrag netto: [Betrag]
Umsatzsteuer auf den Restbetrag: [Betrag]
Zu zahlen: [Betrag] bis [Datum] auf [Bankverbindung]

Häufige Fragen

Fazit

Seit 2026 ist die Umsatzsteuer im Catering einfacher: 7 % auf Speisen, egal ob mit oder ohne Service, und 19 % auf Getränke. Bei Paketpreisen hilft die 30-Prozent-Regel für den Getränkeanteil. Auf der Rechnung trennst Du Entgelt und Steuer nach Sätzen, und in der Schlussrechnung ziehst Du Anzahlungen samt Steuer ab.

In Cateree legst Du die Anzahlung am Auftrag fest, als Prozentsatz oder Betrag mit Fälligkeit, und siehst den Zahlungsstand bis zur Restzahlung. Wie das aussieht, zeigt die Seite zum Zahlungsmanagement.

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