Personalplanung in der Gastronomie und im Catering: Bedarf, Dienstplan, Recht

Personalplanung in der Gastronomie heißt, die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen, ohne dass Du das Team überlastest oder Stunden bezahlst, für die keine Arbeit da ist. Im Restaurant folgt der Bedarf dem Wochenrhythmus. Im Catering hängt er von einzelnen Events ab: Gästezahl, Servicetyp, Aufbauzeit und Anfahrt bestimmen, wie viele Köche, Servicekräfte und Fahrer Du brauchst. Dieser Beitrag zeigt Dir, wie Du den Personalbedarf ermittelst, einen Dienstplan aufbaust und die wichtigsten arbeitsrechtlichen Grenzen im Blick behältst.

Was gehört zur Personalplanung?

Personalplanung umfasst vier Fragen:

• Bedarf: Wie viele Personen mit welcher Qualifikation brauchst Du für welche Zeit?
• Einsatz: Wer arbeitet wann und wo? Das ist der Dienstplan oder Einsatzplan.
• Beschaffung: Woher kommen Aushilfen und Fachkräfte, wenn Dein Stammteam nicht reicht?
• Kosten und Recht: Was kostet der Einsatz, und welche gesetzlichen Grenzen gelten?

Im Catering kommt dazu: Jeder Auftrag ist ein kleines Projekt mit eigener Besetzung. Gleichzeitig laufen oft mehrere Events am selben Tag oder Wochenende.

Personalbedarf ermitteln

Der Personalbedarf ergibt sich nicht aus dem Bauchgefühl, sondern aus den Aufgaben, die an einem Tag oder Event anfallen. So gehst Du vor:

1. Aufgaben sammeln: Einkauf und Vorbereitung, Produktion, Verladen und Transport, Aufbau, Küche vor Ort, Service, Spülen und Reinigung, Abbau, Rückfahrt.
2. Zeit je Aufgabe schätzen: Nimm Deine eigenen Erfahrungswerte aus früheren Events, nicht Faustzahlen aus dem Internet. Jeder Betrieb arbeitet anders: Küchenausstattung, Rezepte und Eingespieltheit des Teams verändern die Zeiten stark.
3. Stunden in Personen umrechnen: Teile die Gesamtstunden einer Aufgabe durch die Zeit, die sie dauern darf. Aus 24 Arbeitsstunden Vorbereitung in einem Fenster von 6 Stunden folgen vier Personen.
4. Puffer und Qualifikation prüfen: Plane Ausfälle ein und achte darauf, dass an jedem Posten die richtige Qualifikation sitzt, etwa eine Hygieneschulung an der Speisenausgabe.

Bedarf je Gästezahl und Servicetyp

Wie viel Personal ein Event braucht, hängt von der Gästezahl und vom Servicetyp ab. Die Logik dahinter:

• Buffet mit Selbstbedienung: Der Servicebedarf ist niedriger als bei bedientem Service. Es braucht aber Personal zum Nachlegen, Abräumen und für die Getränke.
• Menü am Platz: Hier bestimmt die Gänge-Folge den Bedarf. Alle Gäste sollen ihren Gang möglichst gleichzeitig bekommen, daher brauchst Du viele Hände zum Anrichten und Ausgeben.
• Flying Buffet und Fingerfood: Der Servicebedarf steigt mit der Zahl der Laufwege. Plane Personal für Rundgänge und für das Nachfüllen aus der Küche ein.
• Stehempfang oder Cocktailempfang: Viele Gäste auf einer Fläche, aber kurze Servicezeit. Der Bedarf konzentriert sich auf die ersten Minuten.

Zusätzlich verändern Ort, Küchenausstattung vor Ort, Anfahrtswege und Dauer des Events den Bedarf. Rechne, wie viele Gäste eine Servicekraft in Deinem Betrieb bei diesem Servicetyp zuverlässig betreuen kann, und leite daraus Deine Betriebs-Regel ab.

Als Beispiel mit angenommenen Werten: Betreut eine Servicekraft bei Deinem Buffet-Service erfahrungsgemäß 30 Gäste, brauchst Du bei 120 Gästen vier Servicekräfte plus Dein Aufbau- und Küchenteam. Setze dafür Deine eigenen Werte ein und passe sie nach jedem Event an.

Planung im Restaurant und Café

Im Restaurant ermittelst Du den Bedarf aus Daten der Vergangenheit: Umsätze und Gästezahlen nach Wochentag und Uhrzeit, Reservierungen, Wetter, Feiertage und lokale Veranstaltungen. Plane Küche, Service und Reinigung getrennt. Ein Umsatzwert pro Mitarbeiterstunde hilft Dir zu erkennen, ob Du über- oder unterbesetzt bist. Nutze ihn als Orientierung und nicht als starre Vorgabe.

Dienstplan erstellen: so gehst Du vor

Ein guter Dienstplan ist früh fertig, nachvollziehbar und fair. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Rahmen festlegen: Welche Schichten gibt es (Früh, Spät, Event, Aufbau)? Welche Mindestbesetzung braucht jede Schicht?
2. Verfügbarkeiten und Wünsche sammeln: Urlaub, feste freie Tage, Zweitjobs und Schul- oder Studienzeiten gehören vor den Plan, nicht danach.
3. Pflichtposten besetzen: Zuerst die Qualifikationen, die nicht ersetzbar sind, zum Beispiel Küchenleitung oder Eventleitung.
4. Rest verteilen: Dann folgen Service, Aufbau und Aushilfen.
5. Gegenprobe: Prüfe Pausen, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und freie Sonntage (siehe nächster Abschnitt), bevor Du den Plan veröffentlichst.
6. Veröffentlichen und Änderungen dokumentieren: Der Plan muss für alle sichtbar sein. Tausch von Schichten sollte über feste Regeln laufen.

Ein einfacher Dienstplan genügt: Eine Tabelle mit Tagen und Schichten reicht für kleine Teams. Wichtig ist, dass Du ihn konsequent führst und aktuell hältst.

Schichtplan und Schichtsystem

Beim Schichtplan legst Du fest, wie sich die Schichten über die Woche verteilen. Wiederkehrende Muster (zum Beispiel feste Wochenend-Rotation) machen die Planung für alle verlässlicher. Im Catering sind Schichten dagegen eventabhängig. Hier hilft ein Pool aus festen Mitarbeitern und Aushilfen, den Du pro Event anfragst, statt jede Woche neu zu improvisieren.

Arbeitsrecht in der Personalplanung

Arbeitszeit und Pausen

• Höchstarbeitszeit: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Pausen: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden ist die Arbeit durch Ruhepausen von insgesamt mindestens 30 Minuten zu unterbrechen, bei mehr als neun Stunden von insgesamt 45 Minuten. Die Pausen müssen im Voraus feststehen und können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: Nach Ende der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung kann sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Ob Dein Cateringbetrieb zu diesen Einrichtungen zählt, hängt von seiner Einordnung ab; das lässt Du im Zweifel prüfen.
• Mehrere Arbeitgeber: Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern sind zusammenzurechnen (§ 2 Abs. 1 Satz 1 ArbZG). Das betrifft vor allem Aushilfen mit Zweitjob. Frag deshalb nach, ob sie am selben Tag woanders arbeiten.

Nachtarbeit, Sonn- und Feiertage

Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr (in Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr), Nachtarbeit ist jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden der Nachtzeit umfasst (§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG). Nachtarbeitnehmer sind unter anderem Arbeitnehmer, die an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr Nachtarbeit leisten (§ 2 Abs. 5 ArbZG). Die werktägliche Arbeitszeit von Nachtarbeitnehmern darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von einem Kalendermonat oder innerhalb von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 6 Abs. 2 ArbZG).

In Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen beschäftigt werden, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG). Auch hier hängt es von der Einordnung Deines Cateringbetriebs ab, ob er darunter fällt. Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Wer an einem Sonntag arbeitet, muss einen Ersatzruhetag innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen bekommen, bei einem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG).

Aufzeichnung der Arbeitszeit

Der Arbeitgeber muss die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden (§ 3 Satz 1 ArbZG) hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV und für Arbeitnehmer in den Wirtschaftszweigen nach § 2a SchwarzArbG, darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (§ 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG; ob Dein Cateringbetrieb dazu zählt, hängt von seiner Einordnung ab), gilt strenger: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG).

Das bedeutet in der Praxis meist: Eine einfache Stundenliste pro Event oder Schicht genügt, wenn sie Beginn, Ende und Dauer für jede Person vollständig und rechtzeitig festhält.

Mindestlohn

Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens den gesetzlichen Mindestlohn (§ 1 Abs. 1 MiLoG). § 1 Abs. 2 Satz 1 MiLoG nennt nur den Betrag ab dem 1. Oktober 2022. Die Höhe kann auf Vorschlag der Mindestlohnkommission durch Rechtsverordnung der Bundesregierung geändert werden (§ 1 Abs. 2 Satz 2, § 11 Abs. 1 Satz 1 MiLoG), und jede Verordnung gilt, bis sie durch eine neue abgelöst wird (§ 11 Abs. 1 Satz 3 MiLoG). Prüfe deshalb vor jeder Stundenlohn-Kalkulation den aktuellen Betrag in der gültigen Verordnung. Branchenmindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und den darauf gestützten Verordnungen gehen vor, soweit sie den Mindestlohn nicht unterschreiten (§ 1 Abs. 3 MiLoG).

Minijobs und Aushilfen

Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV). Die Grenze ist das monatliche Arbeitsentgelt, das bei zehn Wochenstunden zum jeweils geltenden Mindestlohn erzielt wird. Sie wird berechnet, indem der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet wird, und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gibt sie im Bundesanzeiger bekannt (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Sie ändert sich also mit dem Mindestlohn.

Daraus folgt für die Planung: Plane Minijobber nur mit so vielen Stunden ein, dass ihr Entgelt regelmäßig die Grenze nicht übersteigt. Ein unvorhersehbares Überschreiten steht der geringfügigen Beschäftigung nicht entgegen, wenn die Grenze innerhalb des Zeitjahres in nicht mehr als zwei Kalendermonaten um jeweils einen Betrag bis zur Höhe der Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird (§ 8 Abs. 1b SGB IV).

Daneben gibt es die kurzfristige Beschäftigung: Sie liegt vor, wenn die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt zu sein pflegt oder im Voraus vertraglich begrenzt ist, es sei denn, sie wird berufsmäßig ausgeübt und ihr Entgelt übersteigt die Geringfügigkeitsgrenze (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). Das passt zu Saisonspitzen und einzelnen Events. Die Details zu Anmeldung und Beiträgen klärst Du mit der Minijob-Zentrale oder Deiner Steuerberatung.

Arbeit auf Abruf

Wenn Mitarbeiter je nach Auftragslage abgerufen werden, gilt § 12 TzBfG. Die Vereinbarung muss eine bestimmte Dauer der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit festlegen. Fehlt die wöchentliche Festlegung, gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart. Fehlt die tägliche Festlegung, musst Du die Arbeitsleistung jeweils für mindestens drei aufeinander folgende Stunden in Anspruch nehmen (§ 12 Abs. 1 TzBfG). Zur Arbeit verpflichtet ist der Arbeitnehmer nur, wenn Du ihm die Lage seiner Arbeitszeit jeweils mindestens vier Tage im Voraus mitteilst und die Arbeit in dem von Dir festgelegten Zeitrahmen aus Referenzstunden und Referenztagen liegt (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Ein Tarifvertrag kann von Abs. 1 und von der Vorankündigungsfrist nach Abs. 3 Satz 2 auch zuungunsten des Arbeitnehmers abweichen, wenn er selbst Regelungen über die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit und die Vorankündigungsfrist enthält (§ 12 Abs. 6 Satz 1 TzBfG). Plane Abruf-Kräfte deshalb rechtzeitig ein.

Personalplanung für Events und Catering im Alltag

Ein paar Regeln helfen im Catering besonders:

• Event-Briefing: Jede Person bekommt vor dem Einsatz Ort, Treffpunkt, Uhrzeit, Kleidung, Aufgaben und Ansprechpartner.
• Zeitfenster rechnen: Beginne beim Eventstart und rechne rückwärts: Service-Start, Aufbau, Beladen, Produktion.
• Ein Verantwortlicher je Event: Eine Person leitet vor Ort und entscheidet bei Abweichungen.
• Aushilfen-Pool pflegen: Halte eine Liste mit Kontakten, Qualifikationen und Verfügbarkeiten, damit Du kurzfristig besetzen kannst.
• Hygiene und Einweisung: Plane die Einweisung neuer Kräfte als Arbeitszeit ein. Wie Du Schulungen und Personalnachweise dokumentierst, zeigt der Beitrag über HACCP-Checklisten.
• Nachbereitung: Notiere nach dem Event Ist-Stunden, Engpässe und Überbesetzung. Die Zahlen verbessern die nächste Kalkulation.

Personalkosten steuern

Personalkosten bestehen nicht nur aus dem Stundenlohn. Dazu kommen Sozialversicherungsbeiträge, Zuschläge, bezahlter Urlaub und Fehlzeiten. Das zeigt Dir Deine Lohnabrechnung. Zur Steuerung eignen sich:

• Personalkostenanteil am Umsatz pro Monat und pro Event,
• Umsatz pro Mitarbeiterstunde als Orientierung,
• Ist-Stunden gegen Plan-Stunden je Event,
• Überstunden und Ausfallzeiten pro Monat.

Den Personalbedarf genauer zu planen, senkt die Kosten zuverlässiger als Kürzungen am Ende. Wer auf Event-Kalkulation und Dienstplan dieselben Zahlen nutzt, kalkuliert Angebote realistischer. Mehr zum Zusammenhang mit Verträgen und Absagen findest Du im Beitrag zum Cateringvertrag.

Mitarbeiter finden und halten

Fachkräfte sind knapp, das merkt fast jeder Betrieb. Was Du selbst beeinflussen kannst:

• Verlässliche Pläne: Wer seinen Dienstplan früh kennt, kann sein Leben planen. Das ist oft wichtiger als ein kleiner Bonus.
• Faire Verteilung: Wochenenden und späte Schichten gerecht verteilen.
• Entwicklung: Wer mehrere Aufgaben beherrscht, ist flexibel einsetzbar und lernt dazu.
• Gute Einarbeitung: Aushilfen, die sich auskennen, arbeiten sicherer und kommen eher wieder.
• Entlastung im Alltag: Ein Plan an einer Stelle und klare Abläufe entlasten das Team.

Digitale Hilfe für Dienstplan und Einsatzplanung

Eine Tabelle genügt für den Anfang. Wenn mehrere Events parallel laufen, lohnt sich ein digitales Werkzeug, das Dienstplan, Verfügbarkeiten und Aufträge verbindet. Achte auf diese Funktionen:

Cateree bündelt Events und Ressourcen an einer Stelle, damit Du Aufträge und Personaleinsatz gemeinsam im Blick hast. Mehr dazu auf der Seite zum Auftragsmanagement für Catering. Wie sich Kundenkontakte und Angebote einordnen, zeigt die Seite zum CRM-System für Caterer.

Häufige Fragen

Fazit

Gute Personalplanung in Gastronomie und Catering beginnt beim Bedarf: Aufgaben und Zeiten aus Deiner eigenen Erfahrung, nach Gästezahl und Servicetyp gerechnet. Darauf baut ein Dienstplan auf, der Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten von Anfang an einhält. Dokumentiere die Ist-Stunden jedes Events und verbessere damit Deine nächste Planung. Wenn Du gerade erst ein Catering aufbaust, findest Du im Leitfaden Catering-Unternehmen gründen weitere Grundlagen.

Auf die Warteliste

Fundstellen

• § 2 ArbZG – Begriffsbestimmungen
• § 3 ArbZG – Arbeitszeit der Arbeitnehmer
• § 4 ArbZG – Ruhepausen
• § 5 ArbZG – Ruhezeit
• § 6 ArbZG – Nacht- und Schichtarbeit
• § 10 ArbZG – Sonn- und Feiertagsbeschäftigung
• § 11 ArbZG – Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung
• § 16 ArbZG – Aushang und Arbeitszeitnachweise
• § 1 MiLoG – Mindestlohn
• § 11 MiLoG – Rechtsverordnung
• § 17 MiLoG – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• § 2a SchwarzArbG – Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren
• § 8 SGB IV – Geringfügige Beschäftigung und geringfügige selbständige Tätigkeit; Geringfügigkeitsgrenze
• § 12 TzBfG – Arbeit auf Abruf